Du übernimmst die verantwortliche Koordination von Interviews für alle offenen Positionen und stimmst Termine zwischen verschiedenen Zeitzonen – darunter Neuseeland, Großbritannien und Europa – ab, um Kandidat:innen und Interviewer:innen möglichst reibungslos zusammenzubringen. Deine Kommunikation begleitet Bewerber:innen von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Angebotsvergabe und zeichnet sich durch Freundlichkeit, Klarheit und Zuverlässigkeit aus.
Was du machst
- Organisierst den gesamten Interviewprozess und stellst sicher, dass alle Beteiligten pünktlich und gut vorbereitet sind
- Pflegst Kandidatendaten in Ashby und Notion sorgfältig und hältst Statusaktualisierungen, Scorecards und Pipelines stets aktuell
- Unterstützt bei der Kandidatensuche, indem du Listen potenzieller Kandidat:innen erstellst und Outreach-Maßnahmen verfolgst
- Begleitest die Angebotsphase – von der Referenzprüfung bis zur Erstellung von Angebotsschreiben und der Übergabe an Onboarding
- Erstellst und aktualisierst Unterlagen für Interviewer:innen, damit alle gut vorbereitet in Gespräche gehen
- Erkennst Schwachstellen im Prozess und bringst eigene Ideen zur Verbesserung ein
Anforderungen
- Sehr strukturierte Arbeitsweise – du verlässt dich nicht auf Zufall, sondern baust Systeme, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu meistern
- Hohe Sensibilität für die Erfahrung von Kandidat:innen – du verstehst, dass jeder Kontakt das Unternehmensimage prägt
- Klare, empathische Kommunikation in Schrift und Sprache, angepasst an unterschiedliche Zielgruppen
- Kritisch-kooperative Haltung: Du hinterfragst Abläufe und äußerst Vorschläge, ohne auf formelle Befugnisse warten zu müssen
- Freude an dynamischen Umgebungen, in denen du selbstständig Prioritäten setzt und Struktur in Unübersichtlichkeit bringst
Vorteile
- Wettbewerbsfähiges Gehalt mit Anteilen am Unternehmenserfolg
- Elternzeit mit flexibler Rückkehr: Erziehende Bezugspersonen können in den ersten 12 Wochen nach der Rückkehr 4 Tage pro Woche bei vollem Gehalt arbeiten
- Zweite Bezugspersonen erhalten 10 bezahlte Tage
- Flexible Arbeitszeiten und Raum für remote Arbeit, obwohl das Team primär im Büro arbeitet
- Monatliche Teamessen und gemeinsame Aktivitäten wie Klettern oder Gesellschaftsspiele
- Regelmäßige Gespräche mit erfahrenen Gründer:innen und Führungskräften aus führenden Tech-Unternehmen
