Responsibilities
- Du hast ein Gespür für Organisation, bringst Dinge zuverlässig zum Laufen und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig in Bewegung sind.
- Du musst nicht jonglieren können – aber es fällt Dir leicht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren, zu priorisieren und elegant ins Ziel zu bringen.
- In dieser Rolle unterstützt Du unser Führungsteam im Tagesgeschäft, übernimmst klassische Backoffice-Aufgaben und sorgst mit klarem Kopf und digitalem Verständnis für Struktur, Verlässlichkeit und Effizienz – auch durch den gezielten Einsatz moderner Tools und KI.
- Du verantwortest die Organisation des laufenden Büroalltags (Post, Kalender, Dokumentenablage, Schriftverkehr).
- Du kümmerst Dich eigenständig um die Terminplanung und -koordination für die Geschäftsleitung.
- Du übernimmst die Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Briefings.
- Du bist für die Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Gremienterminen zuständig.
- Die Protokollführung sowie die Nachverfolgung offener Maßnahmen gehören ebenso zu Deinen Aufgaben.
- Du unterstützt bei Fristenmanagement und interner Kommunikation.
- Du bist für die Pflege von Listen, Vorlagen, Vertragsunterlagen und Arbeitsdokumenten verantwortlich.
- Du nutzt digitale KI Tools (ChatGPT, Automatisierungstools) zur Optimierung interner Abläufe.
- Du organisierst Reisen, Meetings und kleinere Veranstaltungen.
- Du hilfst bei immobilienbezogenen Verwaltungsaufgaben mit.
