Responsabilidades
- Preparar documentación y registros para su retención y preservación.
- Coordinar la adquisición o recuperación de registros.
- Catalogar documentación.
- Gestionar registros e información.
- Asesorar a los usuarios sobre cómo acceder, utilizar o interpretar archivos.
- Facilitar el acceso mediante búsquedas asistidas por computadora u otros métodos de acceso remoto.
- Acceder a la documentación cuando sea necesario o a solicitud.
- Trabajar con el personal en el desarrollo e implementación de proyectos especiales.
- Apoyar la gestión de la producción, distribución y control de versiones de documentos controlados conforme a los procedimientos escritos aplicables.
- Administrar los servicios de archivo para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios.
- Proporcionar asistencia y orientación al personal para garantizar que los documentos requeridos se elaboren de manera eficiente y en el formato estándar.
- Gestionar la revisión y aprobación de documentos controlados para asegurar que se aprueben y emitan oportunamente.
- Mantener archivos físicos y electrónicos relevantes, así como registros administrativos precisos, conforme a los procedimientos escritos de Aseguramiento de Calidad.
- Asegurar que los índices estén actualizados y que las versiones obsoletas de documentos controlados sean retiradas y archivadas.
- Administrar los archivos de documentos y muestras para garantizar el cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos.
- Recomendar acciones y estrategias para mejorar la gestión de documentos controlados y datos archivados.
- Promover una cultura de cumplimiento de procedimientos formales para la producción y control de documentos, así como la comprensión del control de versiones y archivo de documentos y muestras.
- Capacitar a la gerencia y al personal en el uso del sistema de almacenamiento de archivos.
- Realizar otras funciones administrativas según se requiera.
- Promover mejores prácticas e impulsar la mejora de los procesos y procedimientos de gestión documental.
- Asegurar que todos los medios electrónicos recibidos sean archivados correctamente dentro del sistema de gestión documental.
Requisitos
- Diploma de educación postsecundaria en Gestión de Información/Documentos o combinación equivalente de formación académica y experiencia práctica en gestión documental.
- Mínimo entre dos y cuatro años de experiencia como Controlador de Documentos o Archivista.
- Excelentes habilidades de investigación y de comunicación, tanto verbal como escrita.
- Comprensión general de sistemas computarizados de catalogación.
- Precisión y atención al detalle trabajando bajo plazos ajustados.
- Buenas habilidades interpersonales, de servicio al cliente y en equipo.
- Capacidad para dar seguimiento y completar proyectos simultáneos.
- Buenas habilidades de organización, gestión del tiempo y priorización.
- Fuertes habilidades para identificar y resolver problemas.
- Alto nivel de pensamiento crítico y lógico, análisis y razonamiento para identificar principios, causas o hechos subyacentes.
- Capacidad para interpretar e implementar políticas y procedimientos de la empresa.
- Impresindible tener un nivel de Español e inglés avanzado (hablado y escrito).
Deseable
- Familiaridad con diversos sistemas electrónicos incluyendo MS Word, MS Excel y Adobe.
- Conocimiento de sistemas manuales o electrónicos de control documental será una ventaja.
Modalidad
On-site
Información adicional
- Impresindible tener un nivel de Español e inglés avanzado (hablado y escrito).
