Vertriebspilot.ai sucht eine:n engagierte:n Mitarbeiter:in für Office Management und HR-Support (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle bist du die zentrale Anlaufstelle für unser Büro und unterstützt unsere Personalprozesse in einem Beratungsunternehmen für innovative Gesundheitslösungen. Du sorgst für Struktur, Effizienz und einen reibungslosen Tagesablauf.

What You'll Do

Telefonzentrale verwalten und Termine koordinieren.
Kontaktdaten pflegen, Post bearbeiten, Akten führen, Besucher:innen empfangen und Reisen managen.
Für einen reibungslosen Bürobetrieb sorgen und Lieferanten sowie Dienstleister koordinieren.
Bestellungen durchführen und einen organisierten täglichen Büroablauf gewährleisten.
Besprechungsräume vorbereiten, Catering planen, Gäste empfangen und bei Kunden- sowie Teamevents unterstützen.
Das Management administrativ und organisatorisch unterstützen, wichtige Fristen und Prozesse im Blick behalten.
Als Vertretung für das Team in IT, Buchhaltung und vorbereitender Buchführung einspringen.
Vielfältige tägliche Aufgaben und neue Anforderungen aus Team und Management bearbeiten.
Onboarding neuer Mitarbeiter:innen vom Vertragsabschluss bis zum erfolgreichen Start managen und strukturierte Offboarding-Prozesse durchführen.
Dokumente erstellen und verwalten, Personalakten führen und mit dem HR-Tool Personio arbeiten.
Die Planung und Umsetzung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen unterstützen.
Das Bewerbermanagement übernehmen, Termine koordinieren und einen professionellen, respektvollen Bewerbungsprozess sicherstellen.

What We're Looking For

Sichere Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint.
Zuverlässige, präzise und strukturierte Arbeitsweise.
Organisationstalent, auch in stressigen Phasen den Überblick behalten und geschickte Priorisierung.
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Nice to Have

Erste Erfahrungen im Office Management oder in der HR-Administration.
Erfahrung in der Arbeit mit Personio.

Technical Stack

Word, Excel, PowerPoint
Personio

Team & Environment

Du berichtest direkt an das Management und arbeitest in einer offenen, wertschätzenden Umgebung mit informeller 'Du'-Kultur.

Benefits & Compensation

30 Tage Urlaub & Arbeitszeitkonto für Überstundenausgleich.
Option auf Sabbatical für längere Auszeiten.
Informelle 'Du'-Kultur, offener & wertschätzender Umgang.
Regelmäßige Team-Events (z.B. Konferenzen mit Teambuilding, Paddeln, Klettern, Kulturprogramm).
Kompensation des CO₂-Fußabdrucks.
Strukturiertes Onboarding als Associate mit schrittweisem Wachstum in Projektverantwortung.
Mentoring-Programm, Unternehmensbibliothek & individuelle Weiterbildung (intern & extern).
Jährliche Erfolgsbeteiligung & Möglichkeit auf individuelle Boni für Akquisitionsbeiträge.
Mobilitätsticket (Bahncard 50), Möglichkeit auf ein Firmenfahrrad.
Betriebsarzt, Gesundheits- und Voucher-Programme.

Wir sind ein offenes Unternehmen und schätzen Vielfalt.