Aufgaben
- Tägliche Pflege, Strukturierung und Aktualisierung von ClickUp
- Überblick über 20 bis 40 parallele Projekte und Aufgaben, Priorisierung und Zuweisung an das Team
- Kontrolle von Fristen, frühzeitige Erkennung von Engpässen und proaktive Lösungsfindung
- Optimierung von Projekt-Workflows und Automatisierungen innerhalb von ClickUp
- Fachliche Führung von 7 bis 10 Mitarbeitern, darunter Account Manager, Grafiker, Online-Marketing-Spezialisten, Junior Projektmanager und Freelancer
- Leitung wöchentlicher Team-Meetings zur Klärung von Status, Prioritäten und Blockaden
- Steuerung der Teamauslastung und rechtzeitige Ansprache von Kapazitätsengpässen
- Regelmäßige, spontane Umpriorisierung bei Dringlichkeit mit schnellen Entscheidungen
- Operative Einarbeitung neuer Teammitglieder in Strukturen, Arbeitsweisen und Prozesse
- Erstellung und Verteilung von Briefings für Kampagnen, Landingpages und Werbemittel
- Koordination des Kunden-Onboardings von der Vertragsunterzeichnung bis zur laufenden Betreuung
- Durchführung von Kundenabsprachen per E-Mail, Telefon oder Videocall bis zur vollständigen Auftragsklarheit
- Prüfung von Deliverables vor Auslieferung auf Einhaltung der Qualitätsstandards der Agentur
- Regelmäßige Statusberichte an die Geschäftsführung zu laufenden Arbeiten, Hindernissen und Unterstützungsbedarf
- Frühzeitige Eskalation von Problemen, sobald erste Anzeichen erkennbar sind
Benefits
- Echte Führungsaufgabe mit fachlicher Weisungsbefugnis über 7 bis 10 Teammitglieder – keine rein koordinative Funktion
- Hohes Maß an Vertrauen durch die Geschäftsführung, eigenverantwortliches Arbeiten ohne Micro-Management
- Klare Rollentrennung: Fokus zu 100 % auf Operations und Fulfillment, ohne zusätzliche Aufgaben in HR, Office Management oder Vertrieb
- Übernahme eines etablierten, funktionierenden Systems mit ClickUp als zentrale Plattform, Prozessen, Checklisten und Vorlagen
- Direkter Austausch mit der Geschäftsführung auf Augenhöhe mit kurzen Wegen und konstruktivem Sparring
- Hybrides Arbeitsmodell mit drei Tagen Büro in Trier und zwei Tagen Homeoffice, Vollzeit oder Teilzeit möglich
- Arbeit im preisgekrönten Team mit Auszeichnungen beim Deutschen Agenturpreis 2025 in vier Kategorien, über 10 Jahren Markterfahrung, mehr als 300 Kunden und Direktpartnerschaft mit der BMW AG
- Stellenbezogenes, professionelles Equipment wie Apple MacBook, zwei Monitore, iPhone, hochwertiges Headset und höhenverstellbarer Schreibtisch
- 25 Urlaubstage zuzüglich Betriebsferien vom 24.12. bis 02.01., ohne Abzug von Urlaubstagen
- Faire Zeiterfassung mit Kernzeit von 10 bis 15 Uhr, digital per RFID und vollständigem Ausgleich von Überstunden im Verhältnis 1:1
- Unterstützung für Gesundheit und Fitness durch Zuschuss von bis zu 600 € jährlich für Personal Training im LUXFIT Private Gym sowie Zugang zu über 300 Gesundheitsleistungen als anerkannter Top Arbeitgeber
Arbeitsmodell
Hybrid — Trier, Frankfurt
Team
7–10 Teammitglieder, fachlich weisungsbefugt über Account Manager, Grafiker, Online-Marketing, Junior Projektmanager und Freelancer
Other
- Deutsch auf Muttersprachniveau (C2)
- 3 Tage Büro in Trier, 2 Tage Home-Office
- Kernzeit 10–15 Uhr
- digitale Zeiterfassung per RFID
- 1:1 Überstundenausgleich
- Apple MacBook, zwei Bildschirme, iPhone, hochwertiges Headset, höhenverstellbarer Schreibtisch
- 25 Urlaubstage + Betriebsferien vom 24.12. bis 02.01.
- Zuschuss bis zu 600 €/Jahr für Personal Training im LUXFIT Private Gym
- Zugang zu über 300 Gesundheitsleistungen
