apoplex medical technologies sucht eine/n Sachbearbeiter/in Inside Sales m/w/d für eine proaktive und zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung. Sie organisieren operative Themen eigenständig und sorgen für reibungslose Kommunikation, Termine und Abläufe im täglichen Geschäft. Die Stelle ist zunächst mit 20 Stunden pro Woche angesetzt.
What You'll Do
- Übernehmen die Terminplanung, schützen Fokuszeiten und gewährleisten eine saubere Wochenstruktur für die Geschäftsführung.
- Verantworten das end-to-end Meeting-Management: Einladungen, Agenda-Unterstützung, Koordination von Unterlagen und Nachbereitung.
- Führen eine strukturierte Dokumentation und zuverlässige Nachverfolgung von Entscheidungen und Aufgaben.
- Kommunizieren und terminieren professionell mit externen Partnern wie Kliniken, Dienstleistern und Beratern.
- Planen, buchen und buchen Sie Reisen um, inklusive Unterlagen und Kalenderintegration.
- Organisieren effizient operative Routineaufgaben wie Beleg-/Abrechnungs- und Legalprozesse.
What We're Looking For
- Sie übernehmen Ownership und lösen Probleme selbständig mit Eigeninitiative.
- Sie kombinieren Tempo mit Qualität: arbeiten schnell, sauber und verlässlich.
- Sie können priorisieren und erkennen, was wichtig ist, um Fokus und Zeit zu schützen.
- Sie sind diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sie kommunizieren klar, freundlich, präzise und verbindlich – intern wie extern.
- Sie lernen gerne dazu, beherrschen neue Tools schnell und können sich einfache, robuste Workflows aufbauen.
- Sie beherrschen Deutsch und Englisch fließend und verhandlungssicher.
Nice to Have
- Erfahrung in einer Rolle mit hoher Taktung und Verantwortung (Assistenz, Executive Assistant, Operations, Projektkoordination).
- Berufserfahrung in einem Umfeld, in dem Vertraulichkeit und Professionalität im Umgang mit Externen besonders wichtig sind (z. B. Board, Investor, Legal, Healthcare).
- Sie setzen KI-Tools produktiv ein (z. B. für Recherche, Zusammenfassungen, Entwürfe oder einfache Automatisierungen).
Team & Environment
Sie arbeiten in einem kleinen, owner-managed Team mit knapp 30 Mitarbeitenden, kurzen Wegen und der Möglichkeit, echte Wirkung zu erzielen.
Benefits & Compensation
- Flexible Arbeitszeiten
- Remote, Office oder hybrid – wir passen uns an
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Mental Health Support
- Regelmäßige Teamevents
Work Mode
Dies ist eine hybride Position. Sie können zwischen Remote-Arbeit, Office oder einer Mischung wählen.
apoplex medical technologies ist ein Arbeitgeber, der Vielfalt schätzt und Chancengleichheit bietet.
